Bloggtoons

Vige och Agile People är tillbaka som utvalda talare på Agile Tour Vilnius 2023. I år hade vårt föredrag titeln ”It Needs to Be a Mess”, och jag höll det tillsammans med David Symhovens. Vi utforskade moderna organisationers invecklade värld.

 

Nyanser av komplexitet

I föredraget dök vi först in i organisationernas värld, som, betonade vi, är långt ifrån svartvit. Den liknar snarare en levande väv av gråskalor där motsatta poler existerar sida vid sida. I ett landskap utan universallösningar får varje beslut ringar på vattnet, en del väntade, andra inte. Vi betonade att äkta ledarskap handlar om att omfamna spänningen mellan det kända och det okända.

 

Annorlunda berättande

Vi presenterade våra idéer på ett annorlunda sätt, med berättandets kraft och vår tecknade följeslagare Vige, vars fängslande resa går att följa på www.vige.se. Det greppet och ett sammanhang från verkligheten höll kvar publikens uppmärksamhet från början till slut.

 

Ett anmärkningsvärt gensvar

Responsen vi fick från de andra deltagarna var minst sagt hjärtevärmande. En deltagare uttryckte sin uppskattning: ”Thank you for sharing the presentation; this is top of the art for me. I loved the Vige journey, and thank you for the answers; it was a remarkable experience for me at the conference!” Vi kände att responsen bekräftade värdet av vårt berättande, liksom av de insikter vi delade.

 

Kärnan i vårt budskap

I centrum för vårt föredrag finns ett avgörande budskap: organisationer är levande kommunikationsekosystem, formade av de beslut de fattar och påverkade av hur de som finns i dem uppfattar saker. Oavsett om det handlar om oenighet, konflikt, enighet eller likgiltighet bidrar de här faktorerna till komplexiteten i organisationslivet. För att lyckas i det här ständigt föränderliga landskapet betonade vi vikten av att undvika att begränsa handlingsutrymmet och att skapa polarisering, eftersom det hämmar effektivitet och motståndskraft. Vår viktigaste slutsats är att det är genom att omfamna röran som man lyckas.

 

Praktiska principer

Utöver våra insikter presenterade vi en uppsättning principer som ska vägleda individer och organisationer genom den komplexitet vi pratade om. Principerna är en praktisk färdplan för bättre kommunikation, förståelse och anpassningsförmåga i en dynamisk värld.

 

Sammanfattningsvis gav ”It Needs to Be a Mess” ett nytt perspektiv på organisationsdynamikens invecklade värld. David och jag visade att organisationer i en osäker omgivning kan lära sig att navigera i kaoset och upptäcka dess skönhet.

 

Vår annorlunda presentationsstil och vårt rika innehåll satte tydliga spår på Agile Tour Vilnius 2023, och påminde oss om att i en alltmer komplex värld kan det vara att omfamna röran som är vägen till framgång.

För ett tag sedan gjorde jag mitt första försök att illustrera ett värdeflöde i Viges värld. Sedan dess har mycket hänt, men det här har alltid funnits i mina tankar. Räkna med fler saker på det här området snart. Men under tiden har jag en ny illustration till dig. Den här gången är jag ute efter känslan ett team har när det har fastnat i en monolitisk kodbas som har vuxit sig så stor att den kräver flera team, men där man samtidigt trampar varandra på tårna för att få ut något överhuvudtaget.

Så låt oss se vad vi har, först teamen…

…och nu monoliten…

… och till sist kunden.

Här är hela bilden.

Jag möter många team i mitt arbete, ofta multikulturellt sammansatta. Det är en stor tillgång som kan hjälpa team att få in flera perspektiv och bli starkare som team. Men det är också ett hinder för teamets utveckling. Ju mer olika vi är, desto svårare är det att nå #psykologisk trygghet, enas om ett gemensamt syfte för teamet, komma överens om regler och arbetssätt, fatta beslut och så vidare. Allt det behövs i ett högpresterande team. Med andra ord har multikulturella team en större potential, men också några extra steg som är viktiga att vara medveten om. Hur vi interagerar och vilka antaganden vi har om varandra formas av vana av den kultur vi kommer från, och de flesta av oss är omedvetna om det. Vi upplever att det jag gör är det normala, självklara sättet, och när vi möter människor från andra kulturer tenderar vi att tycka att deras beteende är konstigt och fel. Det hänger förstås också ihop med våra självtjänande tankefällor, som bortförklarar våra egna handlingar på ett sätt som stärker vår självkänsla. Det här hindret kan vara svårt att bryta igenom för ett team och kan hindra team från att utvecklas till att bli högpresterande. Medvetenhet är det första steget.

I mitt arbete som teamcoach följer jag team utifrån och coachar dem och teamledarna eller Scrum Masters, eller vem det nu är som har huvudansvaret för att möjliggöra teamets utveckling. Jag använder ofta ett verktyg som heter GDQ, utvecklat av Susan Wheelan, med drygt 60 självskattningsfrågor som hjälper till att identifiera i vilket stadium av utvecklingen teamet befinner sig. I ett företag som jag arbetar med kan alla team anmäla sig till en GDQ och sedan upprepa den var sjätte månad, för att vi bättre ska kunna stötta och hjälpa dem på deras resa. Ett av de här teamen gjorde nyligen sin andra GDQ. Resultatet visade några tidiga tecken på att de var på väg in i stadium 2 (kamp och motberoende), men också tydliga tecken på att de fortfarande var i stadium 1 (beroende och inkludering). På åtta månader borde ett team ha kunnat komma längre i sin utveckling, så vi behövde undersöka det här närmare för att kunna ge bättre stöd. I rapporten såg vi tecken på att tystnad, bristande delaktighet och beslutsfattande var viktiga områden att fokusera på. Efter att ha diskuterat resultatet med teamet, och sedan också i ett enskilt samtal med Scrum Mastern, bestämde vi oss för att fördjupa oss i de kulturella aspekterna av de här områdena. Vi tog fram en workshop i tre delar: kulturella skillnader, personliga preferenser och analys.

Kulturella skillnader

Jag bjöd in alla i teamet att fundera på följande fråga: ”I den kultur som jag kommer från, hur ser vi på engagemang och beslutsfattande? Hur möjliggör vi det och hur ser det ut?” Med en anpassad version av mönstret 1-2-4-All tog vi fram en lista över alla kulturer (sju nationaliteter i ett team på elva personer). Varje nationalitet delade sina perspektiv, och sedan gick vi igenom likheterna och skillnaderna. Vi diskuterade också vad vi gillade med de olika kulturerna och vad vi inte gillade. Några i teamet betonade att även om vissa saker var en del av deras kultur så gillade de dem inte, följde dem inte eller kände sig främmande för dem på något sätt. Det hade jag räknat med, och därför hade vi också lagt in en del till: deras personliga preferenser.

Personliga preferenser

För att fortsätta vår undersökning och vårt gemensamma lärande gick vi vidare till de personliga preferenserna. I det här passet använde jag övningen ”mina tvättråd”, där var och en i teamet skriver ner svar på följande: ”vad ger dig energi”, ”hur du bäst kommunicerar med mig”, ”vad som gör mig frustrerad”, ”vad folk missförstår om mig”. Det delas sedan med en annan person i teamet, som lyssnar aktivt, antecknar och förbereder sig på att berätta om sin förståelse av personen för de andra i teamet. Vi avslutade passet med några reflektioner över vad vi hade hört, vad som var gemensamt, vad som stack ut som viktigt och vad vi behöver ta hänsyn till.

Analys och åtgärder

Nu har vi hjälpt till att lyfta fram mycket information för teamet, både genom att hjälpa varandra att se vilka kulturer som finns i våra invanda beteenden och hur vi är unika. Jag gillar att använda den befriande strukturen (liberating structure) What, So What, Now What för att se till att vi först listar de fakta som sticker ut, sedan analyserar dem för att se om det finns några hypoteser vi kan formulera, och utifrån det tar fram åtgärder. Det gör vi för att undvika att hoppa direkt till felaktiga antaganden och åtgärder. Om du inte har provat det uppmuntrar jag dig att göra det, du kommer att bli förvånad över vad som händer när vi kombinerar våra hjärnor i de här stegen.

Jag är säker på att det här passet hjälpte teamet att ta nästa steg i sin utveckling, att skapa sin egen teamkultur, att bli mer medvetna om de kulturella vanorna och framför allt om de personliga behoven och egenskaperna, så att de kan dra nytta av dem när de fortsätter sin resa. Jag hoppas att det här korta inlägget uppmuntrar dig att prova något liknande. Här nedanför har jag lagt in mitt manus för passet.

Om du har frågor, hör av dig, så hjälper jag dig så gott jag kan.

När jag började jobba som mjukvaruutvecklare använde jag en metod som kallades ”gummianksprogrammering” (rubber duck programming). Tanken var att man ställde en gummianka bredvid skärmen så att man kunde diskutera sina problem med ”någon”. Vi människor behöver diskutera saker, och när vi uttalar våra tankar högt är det lättare för hjärnan att hitta de trådar som vi missar när vi ”bara tänker”. Om man får möjlighet att prata med en människa, eller till och med en professionell coach, någon som lyssnar på dig och dina behov och hjälper dig att reflektera över saker som du kanske inte hade gjort annars, är det förstås ännu bättre. Men ibland är en gummianka allt man behöver.